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淮阴工学院公文处理办法
时间:2012年09月20日 16:21  来源:办公室   作者:

淮工院委〔2012〕25号

第一章 总 则

第一条 为使学校公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),结合学校实际,制定本办法。

第二条 公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻上级的方针、政策,发布规章制度,施行重要措施,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 党委办公室、院长办公室主管学校的公文处理工作,并对校内各部门、单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第六条 学校在管理过程中使用的公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员,变更或者撤销有关部门、单位不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求各部门、单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复各部门、单位的请示事项。

(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标注可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。与校外单位联合行文,使用主办机关发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人及联系方式。

(七)标题。公文标题应当明确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,对外行文一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明事项,应当加括号标注。

(十五)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十六)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十七)页码。公文页数顺序号。

第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》标准执行。

第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十三条 向上级机关行文,原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

第十四条 请示应当一文一事。不得在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。

第十五条 除上级机关负责人直接交办事项外,不得以学校名义向上级机关负责人报送公文,不得以学校负责人名义向上级机关报送公文。

第十六条 党委办公室、院长办公室根据学校党委、行政授权,可以代表学校向校内外行文。其他部门、单位根据职权范围可对内印发一般性工作通知,原则上不得对校内外行文,特殊情况下需要行文的,须经校党委、行政授权。

第五章 公文拟制

第十七条 公文拟制包括公文的草拟、审核、签发等程序。

第十八条 公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(七)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(八)应当使用国家法定计量单位。

(九)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(十)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第十九条 草拟公文一般应使用打印稿,如用手写稿,应使用蓝黑或黑色墨水笔在装订线内书写。拟稿部门负责人应按公文规范进行核稿,文稿内容涉及其他职能部门的,由拟稿部门负责人与有关部门负责人协商、会签后送党委办公室、院长办公室。

第二十条 公文文稿签发前,由党委办公室、院长办公室进行审核。审核的重点是:行文理由是否充分,行文依据是否准确;内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策,是否完整准确体现学校发文意图,是否同现行有关公文相衔接,所提政策措施和办法是否切实可行;是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,文种是否正确,格式是否规范等。对不符合规范的公文退回拟稿部门修改。未经党委办公室、院长办公室审核的公文文稿不得直接送校领导签发。

第二十一条 上行文、颁布学校规章制度的公文、部署学校全局工作和重大事项的公文,由校党委、行政主要负责人签发,其他公文根据工作分工由相关校领导签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;签名的,视为同意。签发人对所签发的公文负责。

第六章 公文办理

第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十三条 收文办理主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。各部门、单位直接收到的上级机关公文,必须及时将公文原件转交党委办公室、院长办公室。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

(三)阅批。对收到的公文,党委办公室、院长办公室应当及时提出拟办意见送校领导批示。

(四)承办。承办部门对校领导批示交办的公文应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回党委办公室、院长办公室并说明理由。

(五)催办。党委办公室、院长办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第二十四条 发文办理主要程序是:

(一)复核。已经签发的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签发人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印制质量进行检查后分发。除上行文、涉密公文和有特定印发范围的公文外,学校印发的公文同时在校园网上公布。

第二十五条 需要归档的公文及有关材料,应当根据档案法律法规和有关规定,及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

第七章 公文管理

第二十六条 公文由党委办公室、院长办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十七条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖印章证明。

第二十八条 公文被撤销,视为自始无效;公文被废止,视为自废止之日起失效。

第二十九条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十一条 工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附 则

第三十二条 外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。校内具有法人资格的单位,公文处理工作参照本办法执行。

第三十三条 本办法由党委办公室、院长办公室负责解释。

第三十四条 本办法自2012年7月1日起施行。2003年12月31日发布的《淮阴工学院公文处理办法》(淮工院委〔2003〕66号)停止执行。

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