淮工院委〔2012〕25号
第一章 总 则
第一条 为使学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合学校实际，制定本办法。
第二条 公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级的方针、政策，发布规章制度，施行重要措施，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 党委办公室、院长办公室主管学校的公文处理工作，并对校内各部门、单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第六条 学校在管理过程中使用的公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员，变更或者撤销有关部门、单位不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求各部门、单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复各部门、单位的请示事项。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标注可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。与校外单位联合行文，使用主办机关发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人及联系方式。
（七）标题。公文标题应当明确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，对外行文一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明事项，应当加括号标注。
（十五）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十六）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十七）页码。公文页数顺序号。
第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》标准执行。
第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十三条 向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
第十四条 请示应当一文一事。不得在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。
第十五条 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送公文，不得以学校负责人名义向上级机关报送公文。
第十六条 党委办公室、院长办公室根据学校党委、行政授权，可以代表学校向校内外行文。其他部门、单位根据职权范围可对内印发一般性工作通知，原则上不得对校内外行文，特殊情况下需要行文的，须经校党委、行政授权。
第五章 公文拟制
第十七条 公文拟制包括公文的草拟、审核、签发等程序。
第十八条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（八）应当使用国家法定计量单位。
（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（十）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十九条 草拟公文一般应使用打印稿，如用手写稿，应使用蓝黑或黑色墨水笔在装订线内书写。拟稿部门负责人应按公文规范进行核稿，文稿内容涉及其他职能部门的，由拟稿部门负责人与有关部门负责人协商、会签后送党委办公室、院长办公室。
第二十条 公文文稿签发前，由党委办公室、院长办公室进行审核。审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是否完整准确体现学校发文意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，文种是否正确，格式是否规范等。对不符合规范的公文退回拟稿部门修改。未经党委办公室、院长办公室审核的公文文稿不得直接送校领导签发。
第二十一条 上行文、颁布学校规章制度的公文、部署学校全局工作和重大事项的公文，由校党委、行政主要负责人签发，其他公文根据工作分工由相关校领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；签名的，视为同意。签发人对所签发的公文负责。
第六章 公文办理
第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十三条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。各部门、单位直接收到的上级机关公文，必须及时将公文原件转交党委办公室、院长办公室。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）阅批。对收到的公文，党委办公室、院长办公室应当及时提出拟办意见送校领导批示。
（四）承办。承办部门对校领导批示交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回党委办公室、院长办公室并说明理由。
（五）催办。党委办公室、院长办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第二十四条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签发人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印制质量进行检查后分发。除上行文、涉密公文和有特定印发范围的公文外，学校印发的公文同时在校园网上公布。
第二十五条 需要归档的公文及有关材料，应当根据档案法律法规和有关规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。
第七章 公文管理
第二十六条 公文由党委办公室、院长办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第二十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖印章证明。
第二十八条 公文被撤销，视为自始无效；公文被废止，视为自废止之日起失效。
第二十九条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十一条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第三十二条 外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。校内具有法人资格的单位，公文处理工作参照本办法执行。
第三十三条 本办法由党委办公室、院长办公室负责解释。
第三十四条 本办法自2012年7月1日起施行。2003年12月31日发布的《淮阴工学院公文处理办法》（淮工院委〔2003〕66号）停止执行。
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