（淮工院委[2001]6号 2001年1月5日）

第一章 总 则

第一条 为认真贯彻原国家教委《普通高等学校档案管理办法》，加强学院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，特制订本细则。

第二条 档案工作是我院各项工作的组成部分，是提高工作效率、检查教学质量和科研水平的必要条件，是反映和维护我院历史真实面貌的一项重要工作。

第三条 我院所收集管理的档案，是本院在从事教学、科研、党政管理、基本建设以及其它各项活动直接形成的对我院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二章 档案工作的领导体制、机构设置和基本任务

第四条 我院档案工作在院长领导下进行，由一名院领导分管，实行专门部门专管和其它部门兼管相结合的管理办法。

第五条 学院设立综合档案室，隶属于院长办公室，业务上接受省档案局、高校档案研究会和市档案局的指导、监督和检查。

第六条 综合档案室的基本任务是：

（一）贯彻执行国家及上级有关部门关于档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作；

（二）制订本院关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的利用工作；

（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，编撰各类索引、汇编，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）负责对全院档案工作人员的业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第七条 我院各部、处、系、科、室等中层部门，必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并配一名专（兼）职档案工作人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第三章 档案工作人员

第八条我院专、兼职档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第九条 综合档案室主任人选由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有馆员（或相当馆员）以上专业技术职务，有组织管理能力的人员担任。

第十条 学院专职档案工作人员及以从事档案工作为主的兼职人员，属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任制。

第四章 经费、库房和设备

第十一条 综合档案室的经费，由学校单独立项列入预算，统筹解决。各部门、单位用于购买保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，其费用在其包干经费中解决。

第十二条 学院将有步骤地为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房以及存放声像等特殊载体的档案库房。

第十三条 学院将有计划地逐年为综合档案室配置空调、复印机、微机、去湿机、录音、音像、照相、缝纫等多种设备，逐步实现计算机管理与档案缩微化。

第五章 文件材料的归档移交和接收工作

第十四条 建立健全和完善归档制度，并将其纳入教学、科研、管理人员的职责范围，作为对人员考核、评审、奖励的依据之一，做到每项重要的教学、科研、党政管理工作，都有完整、准确、系统的文书材料归档保存。

第十五条 各部门、各系应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。并达到以下要求：

（一）各业务主管部门及各系在布置各项科技计划和任务时，要同时布置科技文件材料的积累工作；在检查任务过程中，要同时检查科技文件材料形成的情况；在总结、鉴定、验收各项任务时，要同时鉴定、验收科技文件材料是否完整、准确、系统；

（二）在每项任务开始时，有关单位的各研究课题组、工程项目、设备仪器的负责人，要负责有关项目科技材料的形成积累，并指定专人负责，定期检查，以保证和维护它的完整、准确和系统；

（三）我院主持承担的协作项目，应负责该项目的全部科技文件材料的收集、整理、立卷，保存一整套档案。由外单位主持协作项目，由需将我院承担部分的科技文件材料收集、整理、立卷，我院存正文、复印件交主办单位存。本院几个部门承担的协作项目，由主办部门统一收集、整理、立卷归档；

（四）科研项目鉴定，工程的验收及大型仪器设备的开箱，应通知综合档案室派人参加，确保各类科技材料的齐全，并登记归档。

凡没有完整准确、系统的科技文件材料的项目，不予验收，不予盖章上报成果，不在报销的发票上签字等。

（五）凡需归档的科技材料要做到书写优良，字迹工整，图样清晰，并注明密级，由课题、工程项目负责人审查签字后归档。

第十六条 基建工程项目竣工验收后，在三个月内完成竣工图，并和其它科技文件材料一并移交综合档案室保存。

精、贵、稀仪器设备开箱验收安装后，由使用单位将随机来的全部科技文件材料整理立卷，原件一律交综合档案室归档，使用单位保存必要的复印件。

第十七条 各业务主管部门、各系在各项重要活动过程中形成的影片、照片、录音、录像等形声材料都应标识整理立卷归档。

第十八条 我院实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向综合档案室移交，届时综合档案室派人指导立卷工作。

第十九条 文件材料的归档范围，由《淮阴工学院档案实体分类法与档案工作规范》另行规定。

第二十条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十一条 归档的时间应按以下要求：

（一）院党政部门和能按年度归档的部门，均在次年的五月底前归档；

（二）教学部门和能按学年度归档的部门，均在次年寒假前归档；

（三）科研、基建等部门应在项目完成后三个月内归档。

第二十二条 凡我院的个人在从事教学、科研、党政管理事务等活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须向本院综合档案室移交，集中管理，任何人不得据为己有。

对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，综合档案室可通过征集或代管等形式进行管理，对个人向综合档案室捐赠档案的，学院予以奖励。

第二十三条 综合档案室要注意向院内外征集与本院有关的各种档案和资料。

第六章 档案管理和利用

第二十四条 综合档案室的全部档案要根据《淮阴工学院档案实体分类法》进行分类、排列、编号、编制合适的检索工具，以便保管和利用。

第二十五条 综合档案室建立档案统计制度，应有专人负责下列统计工作：

（一）对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用情况进行统计；

（二）按有关规定，向市档案局和全省档案协会高校档案研究会报送档案工作基本情况统计报表。

第二十六条 档案库房应具有防潮、防高温、防盗、防火、防尘、防霉变、防虫、防强光等措施。改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案及时修补、修复，延长档案的寿命。

第二十七条 综合档案室应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，遇有特殊情况应立即向院领导报告，及时处理。

第二十八条 应定期做好档案保存价值的鉴定工作，鉴定工作要在主管院长的领导下，组织熟悉有关专业的人员和档案人员共同进行。

第二十九条 凡要销毁的档案，应具清单，经主管院长审批后报上级机关备案，销毁时要指定专人监销，严防失密。

第三十条 综合档案室应积极主动地开展档案的利用工作，制订借阅制度和复制制度。

第三十一条 综合档案室的档案主要供本院利用。如其它单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室主任或院长办公室主任同意，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，需经院领导批准。

第三十二条 对于重大的珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经档案室主任批准。

第七章 考核、奖励与处罚

第三十三条 综合档案室应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀的专兼职档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。

第三十四条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第八章 附 则

第三十五条 本实施细则经院长发布之日起实行，并由综合档案室根据细则精神，制订和完善档案工作的各项具体规章制度和《淮阴工学院档案实体分类法与淮阴工学院档案工作规范》。